Comme son nom l’indique, l’appel d’offres consiste à solliciter des offres sur un projet. Ce peut être une obligation légale (marché public) ou une volonté de comparer les offres. Dans le cadre des SSII, l’appel d’offres est envoyé par une entreprise ou une administration afin de recevoir des propositions sur un projet informatique donné.

Contenu d’un appel d’offres

Il n’y a pas d’obligations légales à indiquer certains éléments plus que d’autres (vérifié ?). En revanche, il est indispensable de décrire son besoin. Ainsi, l’appel d’offres décrit généralement le besoin client sous la forme d’un cahier des charges, les délais limites de retour des propositions ainsi que les critères de choix qui seront évalués afin de retenir un ou plusieurs prestataires. Il est possible de laisser une certaine liberté aux entreprises répondantes ou de fermer l’appel d’offre en détaillant les attendus au maximum. Dans les 2 cas, les critères de choix sont alors adaptés : pertinence de la solution proposée vs coût de réalisation, par exemple.

Un appel d’offre est donc libre sur le contenu. La sélection du gagnant se fait selon des critères de choix qui sont généralement joints à l’appel d’offre afin d’orienter les entreprises répondantes.

Critères de choix d’un appel d’offres

Les critères de choix permettent de classer les entreprises répondantes et de désigner celle qui remportera l’appel d’offres. Ces critères sont systématiquement pondérés afin départager les « gagnants » selon les critères les plus pertinents. Voici quelques critères de choix possibles :

• budget
• délais de réalisation
• méthodologie
• pertinence de la solution proposée
• qualité des livrables
• pertinence des indicateurs de contrôle
• crédibilité
• etc.

Chaque entreprise ayant répondu se voit attribuer une note pour chaque critère. Le gagnant est celui qui accumulera le plus de point.
Il est également possible de trier les entreprises pour chaque critère. Cela permet de ne jamais avoir 2 fois la même note pour un critère donné.

La réponse à appel d’offres

La réponse à appel d’offres est la proposition commerciale qui vient en regard des éléments fournis dans l’appel d’offres (cahier des charges). Cette réponse est composée des éléments décrits comme éléments attendus dans l’appel d’offres et des éléments que l’entreprise répondant juge nécessaire à la bonne compréhension de la réponse. Ainsi, la réponse est composée d’une proposition tarifaire, d’une estimation des charges de réalisation ainsi que d’éléments techniques et méthodologiques sur comment va être réalisé le projet. Il est également possible de joindre un proof of concept (PoC ou preuve de concept) qui illustre la capacité de l’entreprise à mener à bien le projet.

Il faut bien garder à l’esprit que la réponse à appel d’offre doit montrer sa capacité à réaliser le projet et non le réaliser tout de suite, en fournissant un dossier de conception par exemple. La difficulté est de jauger l’investissement mis sur l’étude et la rédaction de la réponse à appel d’offres. Il faut détailler suffisamment pour être crédible tout en y passant un temps raisonnable au cas où l’entreprise ne serait pas retenue.